Innovative Rekrutierungsmethoden

Von Zolliker Zumiker Bote ‒ 8. Februar 2024

Der schweizweite Fachkräftemangel im Zivilstandswesen hat auch in Zollikon zu verkürzten Öffnungszeiten und Wartefristen geführt. Statt auf bessere Zeiten zu hoffen, begegnet die Gemeinde dem Problem mit internen Lösungen.

Bereits im Oktober letzten Jahres befand sich das Zivilstandsamt Zollikon in einem Rückstand von vier Wochen. Das lag nicht etwa daran, dass plötzlich mehr Menschen heirateten, Kinder bekamen, starben oder ihren Namen änderten. Vielmehr fehlte das Personal. Gleich drei Springerinnen in Teilzeitpensen ernannte die Gemeinde kurzfristig zu Zivilstandsbeamtinnen ad interim und konnte somit immerhin 230 von 320 Stellenprozent abdecken (der Zolliker Zumiker Bote berichtete). Diese Übergangslösung sollte bis Ende 2023 andauern, doch die Situation hat sich seither nicht entspannt, wie Melanie Marday-Wettstein, Kommunikationsverantwortliche der Gemeinde, auf Anfrage bestätigt.

Das Mandat einer Springerin, die bis Ende Dezember 60 Stellenprozent abdeckte, konnte mit einer Pensumserhöhung auf 100 Prozent bis Ende April verlängert werden. Die anderen beiden Springerinnen musste die Gemeinde hingegen aufgrund anderweitiger Verpflichtungen ziehen lassen. Neubesetzungen waren bisher nicht möglich. Ein Grund zu verzweifeln sehen die Personalverantwortlichen jedoch nicht. Vielmehr sind sie aktiv geworden, um das Problem intern zu lösen. «Es ist uns gelungen, die ­aktuell im Einsatz stehende Springerin für die vakante Stelle der ­Leiterin Zivilstandsamt zu gewinnen», erklärt Melanie Marday-Wettstein. «Mit ­Heidi Leuthold in dieser Funktion steht ab April auch das notwendige Know-how zur Verfügung, um Personen im Bereich ­Zivilstandswesen auszubilden.»

Einwohnerkontrolle springt ein

Die Gemeinde hatte das Glück, intern Mitarbeitende zu finden, die zu einer beruflichen Neuausrichtung bereit sind. Fündig ist sie bei der Einwohnerkontrolle geworden. Die dort stellvertretende Leiterin Stephanie Rusch unterstützt das Team im Zivilstandsamt bereits seit Oktober 2023 als Sachbearbeiterin und entlastet damit die Fachfrauen von allen Arbeiten, die nicht zwingend von einer Urkundsperson zu erledigen sind. Nun wolle sie die Ausbildung zur Zivilstandsbeamtin absolvieren, gibt die Kommunikationsverantwortliche bekannt.

Weitere Verstärkung naht aus der gleichen Abteilung: Voraussichtlich nach den Sommerferien wechselt eine Mitarbeiterin ins Zivilstandsamt, um die gleiche Ausbildung in Angriff zu nehmen. «Die geplanten internen Wechsel haben zur Folge, dass es zu Vakanzen in der ­Einwohnerkontrolle kommt», so Melanie Marday-Wettstein. Deshalb suche man eine Sachbearbeiterin oder einen Sachbearbeiter, das Rekrutierungsverfahren laufe bereits: «Wir sind zuversichtlich, dass wir die Stelle bald besetzen können.»

Ausbildung braucht Zeit

Trotz dieser Massnahmen sind die Personalressourcen im Zivilstandsamt weiterhin reduziert. Die Ausbildung von neuen Fachkräften brauche Zeit und sei aufwendig, ­erklärt Melanie Marday-Wettstein. Um die anfallenden Arbeiten er­ledigen zu können, insbesondere im Bereich der zu beurkundenden Geburten, sei das Team weiterhin auf die Unterstützung einer erfahrenen Springerin angewiesen. Von Mai bis voraussichtlich Dezember 2024 springt deshalb nochmals eine Fachfrau ein, die das Zivilstandsamt bereits von Oktober bis Ende Dezember 2023 unterstützte.